¿Con qué frecuencia se encuentra atrapado durante horas en una tarea, principalmente debido a interrupciones de sus colegas que quieren saber cuándo terminará, solicitan su ayuda o preguntan sobre tareas del día anterior? ¿Ocurre demasiado a menudo? La metodología Kanban y Kanban Tool ofrecen precisamente la solución a estos problemas.
La metodología Kanban en esencia
La metodología Kanban está ganando gran popularidad en corporaciones y empresas de todo el mundo como una forma eficiente de gestionar el trabajo. Originaria de Japón, Kanban es un sistema visual que desencadena acciones específicas. Habitualmente se implementa mediante un tablero Kanban que refleja los procesos de su flujo de trabajo.
Una tarea, representada por una tarjeta Kanban, avanza a través de las diversas etapas de su proceso hasta completarse. Se le conoce como un método de “extracción”, ya que usted impulsa sus tareas a través del flujo de trabajo, permitiendo a los usuarios mover libremente las tareas en un entorno colaborativo.
¿Cómo funciona Kanban?
Para maximizar el rendimiento de su flujo de trabajo, existen varios principios fundamentales:
Visualice su flujo de trabajo: Una representación visual de todas sus tareas en un tablero permite que todos los miembros del equipo comprendan el estado actual del trabajo.
Limite el Trabajo en Proceso (límites WIP): Establezca objetivos alcanzables. Mantenga equilibrado su flujo de trabajo limitando las tareas simultáneas para evitar comprometerse con más trabajo del que puede completar.
Realice seguimiento del tiempo: El seguimiento temporal es parte integral de la metodología Kanban. Monitorice su tiempo continuamente para evaluar su trabajo con precisión.
Utilice indicadores visuales intuitivos: Comprenda la situación de un solo vistazo. Emplee tarjetas de colores para distinguir tipos de trabajo, prioridades, etiquetas, fechas límite y otros elementos relevantes.
Identifique cuellos de botella y elimine lo innecesario: Aproveche al máximo los informes de plazos, ciclos de ejecución, flujo acumulativo y tiempo. Estos datos le permitirán evaluar su rendimiento, detectar problemas y ajustar el flujo de trabajo adecuadamente.
Incluso la implementación más básica del método Kanban produce mejoras notables en el rendimiento. Una simple organización de tareas, junto con la monitorización del flujo de trabajo y los ajustes pertinentes durante el proceso, incrementará significativamente su eficiencia. Por ejemplo, un equipo de desarrollo de software de BBC Worldwide London experimentó mejoras extraordinarias tras implementar Kanban: reducción del 37% en tiempo de entrega y aumento del 47% en consistencia de entregas en solo 12 meses. ¡Y no es un caso aislado! Numerosos equipos reportan mejoras sustanciales en sus plazos de ejecución y tiempos de entrega tras adoptar Kanban.
Beneficios clave
1. Optimización del rendimiento: Análisis detallados y estimaciones precisas le permiten medir su desempeño, identificar problemas existentes y ajustar el flujo de trabajo para aumentar la eficiencia. La flexibilidad del método Kanban facilita perfeccionar sus procesos para obtener resultados óptimos.
2. Organización y colaboración efectivas: La metodología Kanban aprovecha el poder de la visualización mediante columnas, carriles y tarjetas codificadas por colores. Su equipo puede trabajar simultáneamente en el mismo tablero y colaborar en tiempo real. Los tableros Kanban digitales permiten acceder al flujo de trabajo desde cualquier ubicación, compartir tareas fácilmente y comunicarse eficazmente con los colegas.
3. Distribución eficiente del trabajo: Disfrute de una visión general intuitiva de los trabajos en curso y reduzca el tiempo dedicado a la distribución y presentación de tareas. Dado que las estimaciones son inherentemente imperfectas, un flujo constante de tareas minimiza tiempos de espera y asignación. Al seleccionar sus propias tareas, elimina la espera pasiva.
El tablero Kanban
El tablero Kanban de Kanban Tool permite asignar tareas a los miembros del equipo, adjuntar comentarios, descripciones, enlaces y archivos. Así, la información sobre las tareas queda documentada permanentemente, sin perderse en conversaciones fugaces. Por supuesto, al aumentar la productividad general, dispondrá de más tiempo para socializar durante los descansos. El método Kanban se fundamenta en visualizar claramente lo que se está haciendo ahora, lo que está por terminar y lo que debe hacerse a continuación.
Dividir el trabajo en pasos pequeños también mejora la priorización: todas las tareas pueden parecer urgentes cuando se ven en conjunto, pero al descomponerlas en elementos más pequeños, se distingue claramente lo que debe realizarse primero. Este enfoque hace las tareas más manejables al limitar el trabajo en curso a una o dos tareas por persona, clarificando exactamente quién está haciendo qué.
Una vez completado el trabajo, puede analizar el flujo mediante gráficos analíticos Kanban. La función de Seguimiento de Tiempo de Kanban Tool elimina las conjeturas sobre la duración real de las tareas.
Difícilmente encontrará una mejor manera de optimizar su forma de trabajar. Implemente la metodología Kanban, reduzca el tiempo perdido en discusiones caóticas sobre el trabajo y aumente considerablemente la productividad real. Además, ¡transforme su grupo de trabajo en un equipo verdaderamente satisfecho!